Time Management: 7 trucchi per ottimizzare il tuo tempo
Ti è mai capitato di avere la netta impressione di non avere utilizzato correttamente il tuo tempo?
Sul luogo di lavoro è diventato quasi epidemico: siamo vittime dei nostri cellulari, dei social media o dei colleghi rumorosi in percentuali sempre più crescenti. Spesso siamo noi stessi ad auto-sabotarci continuando a rimandare le attività più importanti perché più noiose o difficili di altre.
Quindi come possiamo tornare ad essere produttivi? Ritirandoci sulle montagne come degli eremiti e meditando sotto una cascata? Nient’affatto! Bastano dei piccoli accorgimenti per diventare più produttivi e non trovarsi a sera con la sensazione di non aver ottenuto i risultati desiderati.
La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei il pilota. – Michael Althsuler
Fai solo le cose davvero importanti
La prima cosa da fare è capire cosa è veramente importante nella lista delle tue cose da fare. Sì, sai benissimo di cosa sto parlando, tu che passi il tempo a colorare le colonne del tuo foglio Excel con formattazioni condizionali super complicate. (ehm…)
Secondo il Principio di Pareto, infatti, la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause, perciò concentrati su ciò che è davvero fondamentale, il resto puoi farlo anche dopo!
Fai regolarmente delle pause
Sono passate 2 ore dalla tua ultima pausa, la gola è secca, la vista appannata, vorresti correre in bagno ma le gambe ti cedono!
Va bene, non esageriamo, però può capitare di essere così assorbiti dal lavoro da non accorgersi del passare del tempo… tuttavia va detto che, secondo vari studi, le persone più produttive tendono a lavorare per 52 minuti seguiti da 17 di pausa. Se ci pensi bene, su 8 ore di lavoro ne lavoreresti circa 6, mentre il resto è di pausa! Urrà! (Se ti scoprono non dire che te l’abbiamo detto noi!)
Non farti distrarre da Social Media / E-Mail / Colleghi mentre lavori
So che guardare il profilo del cugino e della cugina di secondo grado del tuo capo su Facebook è una delle tue attività preferite di sempre, però potrebbe essere auspicabile svolgere questa attività fuori dalle ore di lavoro… idem per il tempo usato per sparlare di lui/lei!
Il 40% delle attività improduttive al lavoro si perde nella navigazione di contenuti non relativi al lavoro, mentre il 30% va nel tempo usato per socializzare con i colleghi.
Se poi sei caciarone/caciarona, tieni a mente che secondo un recente sondaggio, circa il 61% degli impiegati statunitensi affermano che i colleghi troppo rumorosi sono la più grande fonte di distrazione.
Evita il multitasking
Oramai è assodato da tempo che alcune persone siano più portate al multitasking di altre, però sapevi che fare più cose contemporaneamente non è poi così vantaggioso?
A quanto pare fare più cose contemporaneamente riduce la produttività generale del 40% e abbassa il QI di circa 10 punti durante il lavoro in corso. Poi nulla toglie che ci siano persone capaci di fare una telefonata di lavoro mentre terminano la relazione da presentare mentre organizzano l’inbox della mail aziendale, mentre annaffiano la piantina sulla scrivania, mentre bevono un frullato, mentre…
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Dormi a sufficienza!
Il tempo è denaro e non solo quello in cui si lavora, ma anche quello dedicato al riposo. Secondo un articolo del Wall Street Journal, la privazione del sonno costa alle aziende americane $63.2 miliardi l’anno in produttività persa.
La produttività scende vertiginosamente dopo le 50 ore di lavoro alla settimana ed è praticamente inesistente dopo 55. E’ inutile fare tardi per cercare di finire un compito assegnato: dormici sopra! La quantità di ore di sonno è di circa 7-9 a notte.
Fai le cose spiacevoli per prime
Nessuno vuole fare cose che non gli piacciono: è un po’ come quando si lascia nel piatto un cibo ritenuto sgradevole anche se “ti fa tanto bene, te lo giuro!”.
Tuttavia rimandare queste attività (che spesso coincidono con i compiti più importanti e necessari) è così facile che è altrettanto probabile che queste, rimandate costantemente ma non dimenticate, diventino una grande fonte di stress.
Ricorda, però, che fare cose che si trovano al di fuori della nostra “zona di comfort” per prime:
- aumenta la nostra sicurezza;
- diminuisce lo stress;
- evita la procrastinazione;
- salva piccoli e teneri conigli;
Ok l’ultima non è strettamente correlata, ma fallo lo stesso!
Usate un metodo per tenere traccia dei vostri progressi
Tenere traccia di quello che c’è da fare e di quello che si è fatto a volte può spaventare. A chi piace una montagna di cose da fare quando è scritta su di un lungo foglio pieno di caselle da spuntare con la matita?
Il completamento di quella lista, però, ti aiuta a capire se sei ancora sulla rotta giusta, per non parlare del fatto che renderà più difficile dimenticare i tuoi impegni.
Se non sai ancora come tracciare le tue attività, prova Google Keep, Todoist, Evernote, Trello, Wunderlist… chi più ne ha, più ne metta!
Preferisci la carta? Hai mai sentito parlare del metodo “Bullet Journal“?
E tu? Come tieni alta la tua produttività?
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S’è fatto tardi molto presto. – Dr Seuss
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Quindi come possiamo tornare ad essere produttivi? Ritirandoci sulle montagne come degli eremiti e meditando sotto una cascata? Nient’affatto! Bastano dei piccoli accorgimenti per diventare più produttivi e non trovarsi a sera con la sensazione di non aver ottenuto i risultati desiderati.
Fai solo le cose davvero importanti
La prima cosa da fare è capire cosa è veramente importante nella lista delle tue cose da fare. Sì, sai benissimo di cosa sto parlando, tu che passi il tempo a colorare le colonne del tuo foglio Excel con formattazioni condizionali super complicate. (ehm…)
Secondo il Principio di Pareto, infatti, la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause, perciò concentrati su ciò che è davvero fondamentale, il resto puoi farlo anche dopo!
Fai regolarmente delle pause
Sono passate 2 ore dalla tua ultima pausa, la gola è secca, la vista appannata, vorresti correre in bagno ma le gambe ti cedono!
Va bene, non esageriamo, però può capitare di essere così assorbiti dal lavoro da non accorgersi del passare del tempo… tuttavia va detto che, secondo vari studi, le persone più produttive tendono a lavorare per 52 minuti seguiti da 17 di pausa. Se ci pensi bene, su 8 ore di lavoro ne lavoreresti circa 6, mentre il resto è di pausa! Urrà! (Se ti scoprono non dire che te l’abbiamo detto noi!)
Non farti distrarre da Social Media / E-Mail / Colleghi mentre lavori
So che guardare il profilo del cugino e della cugina di secondo grado del tuo capo su Facebook è una delle tue attività preferite di sempre, però potrebbe essere auspicabile svolgere questa attività fuori dalle ore di lavoro… idem per il tempo usato per sparlare di lui/lei!
Il 40% delle attività improduttive al lavoro si perde nella navigazione di contenuti non relativi al lavoro, mentre il 30% va nel tempo usato per socializzare con i colleghi.
Se poi sei caciarone/caciarona, tieni a mente che secondo un recente sondaggio, circa il 61% degli impiegati statunitensi affermano che i colleghi troppo rumorosi sono la più grande fonte di distrazione.
Evita il multitasking
Oramai è assodato da tempo che alcune persone siano più portate al multitasking di altre, però sapevi che fare più cose contemporaneamente non è poi così vantaggioso?
A quanto pare fare più cose contemporaneamente riduce la produttività generale del 40% e abbassa il QI di circa 10 punti durante il lavoro in corso. Poi nulla toglie che ci siano persone capaci di fare una telefonata di lavoro mentre terminano la relazione da presentare mentre organizzano l’inbox della mail aziendale, mentre annaffiano la piantina sulla scrivania, mentre bevono un frullato, mentre…
Dormi a sufficienza!
Il tempo è denaro e non solo quello in cui si lavora, ma anche quello dedicato al riposo. Secondo un articolo del Wall Street Journal, la privazione del sonno costa alle aziende americane $63.2 miliardi l’anno in produttività persa.
La produttività scende vertiginosamente dopo le 50 ore di lavoro alla settimana ed è praticamente inesistente dopo 55. E’ inutile fare tardi per cercare di finire un compito assegnato: dormici sopra! La quantità di ore di sonno è di circa 7-9 a notte.
Fai le cose spiacevoli per prime
Nessuno vuole fare cose che non gli piacciono: è un po’ come quando si lascia nel piatto un cibo ritenuto sgradevole anche se “ti fa tanto bene, te lo giuro!”.
Tuttavia rimandare queste attività (che spesso coincidono con i compiti più importanti e necessari) è così facile che è altrettanto probabile che queste, rimandate costantemente ma non dimenticate, diventino una grande fonte di stress.
Ricorda, però, che fare cose che si trovano al di fuori della nostra “zona di comfort” per prime:
- aumenta la nostra sicurezza;
- diminuisce lo stress;
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Ok l’ultima non è strettamente correlata, ma fallo lo stesso!
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Il completamento di quella lista, però, ti aiuta a capire se sei ancora sulla rotta giusta, per non parlare del fatto che renderà più difficile dimenticare i tuoi impegni.
Se non sai ancora come tracciare le tue attività, prova Google Keep, Todoist, Evernote, Trello, Wunderlist… chi più ne ha, più ne metta!
Preferisci la carta? Hai mai sentito parlare del metodo “Bullet Journal“?
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