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Out of Office: quando l’email non va in vacanza

Dic 5, 2019 | Blogging, Ideas | 0 commenti

È giunto il momento di scrivere una delle email più attese dell’anno, il messaggio di Out of Office. Ecco 4 suggerimenti per scrivere una risposta automatica di valore per i tuoi clienti!

È giunto il momento per una delle rare email che abbiamo davvero voglia di scrivere, ovvero quella che precede l’inizio delle vacanze estive: l’Out of Office.

Se ricopri una posizione di rilievo, per alcuni probabilmente sarà il principio di una catastrofe. Per te, invece, sarà il momento in cui finalmente potrai staccare la spina e dire NO a tutte le centinaia di email che normalmente reclamano la tua attenzione.

Di risposte automatiche se ne sono viste di tutti i tipi: da quelle più ironiche che spiegano i motivi dell’assenza a quelle asettiche che invece non dicono nulla. Indovina? Gli Out of Office più comuni rientrano nella seconda categoria!

Questa tipologia di messaggi potrebbe al contrario rivelarsi una preziosa opportunità per l’azienda, da sfruttare a proprio vantaggio. Secondo una ricerca condotta da Epsilon, infatti, i cosiddetti triggered messages registrano un tasso di apertura intorno al 50% – un punteggio molto alto, quindi – eppure nella maggior parte dei casi sprechiamo questa opportunità scrivendo o trovandoci di fronte messaggi di questo tipo:

Buongiorno,
Grazie per il messaggio.
Non sarò operativo dal 3 al 14 agosto. Rientrerò al lavoro lunedì 17 agosto.
Durante questo periodo avrò accesso limitato alla mia email. Al mio ritorno ti risponderò il prima possibile.
Grazie,
Andrea Rossi

Forse non ci interessa risultare particolarmente simpatici, ma potremmo almeno inserire alcune informazioni potenzialmente interessanti per il nostro interlocutore o utili per generare traffico verso nostro sito web.

Eccone alcune.

1. Anticipa il motivo della comunicazione e fornisci un secondo contatto

La ricerca del posto di lavoro dei sogni non si ferma quando sei in ferie. Se ti occupi di selezione delle risorse umane, ci sono sempre buone probabilità che qualcuno ti contatti per ricevere maggiori informazioni in merito a una posizione aperta indipendentemente dal mese dell’anno in cui ci troviamo. Cosa fare però se sei in ferie? Ti suggeriamo di inserire nell’email il contatto di un collega che si è reso disponibile ad aiutarti. Non vorrai lasciarti sfuggire il candidato perfetto, giusto?

Buongiorno,
Grazie per il messaggio.
Non sarò operativo dal 10 al 21 agosto. Rientrerò al lavoro lunedì 24 agosto.

Se desideri ricevere maggiori informazioni in merito alle posizioni aperte sul nostro sito o scoprire come si articola il processo di selezione all’interno della nostra azienda, clicca qui. Altrimenti contatta direttamente Elena Bianchi, HR Specialist, all’indirizzo elena.bianchi@azienda.it se desideri inviare la tua candidatura per una delle nostre offerte. 

Grazie,

Andrea Rossi

Ovviamente, la possibilità di specificare chi e in che modo contattare le persone che potrebbero sostituirti mentre sei via vale per qualsiasi ambito lavorativo.

 

2. Genera traffico verso il tuo sito web

Perché non sfruttare l’Out of Office per condividere i contenuti del tuo sito? Magari proprio quelli presenti sul tuo blog.

Buongiorno,
Grazie per il messaggio.
Non sarò operativo dal 10 al 21 agosto. Rientrerò al lavoro lunedì 24 agosto.

Durante questo periodo avrò accesso limitato alla mia email. Al mio ritorno ti risponderò il prima possibile.

Nel frattempo, perché non scopri gli ultimi contenuti sul nostro blog?

Grazie,
Andrea Rossi

 

3. Crea opportunità di networking

Pubblicizza un evento importante al quale parteciperà la tua azienda quando le attività avranno ripreso regolarmente. Comunica il numero dello stand così da trovarti più facilmente. Fornisci data e ora del tuo intervento se, invece, parteciperai a una conferenza o a un webinar.

Buongiorno,
Grazie per il messaggio.
Non sarò operativo dal 10 al 21 agosto. Rientrerò al lavoro lunedì 24 agosto.

Quel giorno mi troverai al Salesforce Basecamp di Milano.

Noi di Nexus Advanced Technologies saremo presenti al primo piano come Gold Partner dell’evento per offrirti consigli e consulenza sulle soluzioni in cloud Salesforce. Save the date!

Grazie,
Andrea Rossi

4. Usa le GIF

Scherziamoci su. Utilizza una bella immagine o una GIF divertente per sdrammatizzare la situazione di “alto mare” in cui a breve si troveranno tutti i tuoi collaboratori mentre tu ti starai godendo le tanto attese ferie estive. ?

Come vedi, trasformare un semplice Out of Office in una comunicazione di valore è facilissimo.
Utilizza questi quattro suggerimenti per rendere originale e interessante il tuo messaggio, dopodiché rilassati e lascia che sia lui a lavorare per te.

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